Nota: post escrito en 2009.

En los 2 últimos años he trabajado con temas de ayudas para empresas andaluzas que querían hacer proyectos innovadores. Las condiciones últimas del programa donde presentar la solicitud vienen directamente en el Boletín Oficial de la Junta de Andalucía (BOJA), es decir, un maremagnum de párrafos apegotonados, un amasijo de frases y términos parecidos entre si que inducen al error, quedándose mas bien lejos de un mensaje claro y sin dudas que se supone que el BOJA, la ley, es.

El BOJA es un documento que no infunde seguridad. Mas de una vez me he encontrado que los técnicos de la Junta me decían que ellos no podían interpretar la ley, por lo que ese era el final del camino para resolver dudas. Se supone que el BOJA es un documento público, de consulta popular, sin embargo no está escrito teniéndolo presente. Vamos a ver 3 ejemplos de como el BOJA nos hace las cosas difíciles, y también posibles soluciones:

PROBLEMA NUMERO 1 – horror vacui (o temor al espacio vacío)

Exponer la información como un bloque de letras de tal manera que visualmente no se pueden distinguir niveles de lectura y por tanto viajar por el documento. Las viñetas y numeraciones se colocan al mismo nivel, sin sangría ni espacios. A veces hay un sinfin de apartados y se pierde mucho tiempo. La solución para navegar por el documento es imprimir y subrayar con colorines. como hacíamos cuando íbamos al cole. Eso de las negritas y las cursivas deben ser “herramientas de edición avanzadas”. Me he tomado la molestia de cazar una columna de las “chungas” y trabajarla para hacer un ejemplo de que es posible hacer un BOJA mejor, sin llegar a usar el recurso de la negrita. Fíjate en la inexistente estructura de la columna de la izquieda; Foto comparativa:

http://www.enriqueserrano.es/boja.png

PROBLEMA NUMERO 2  Búscate la vida en el cajon desastre

Imagina que estás en la recepción de un hotel y preguntas “disculpe, ¿el baño?” y  te contestan con una cálida sonrisa “está en este edificio”. Pues algo así sucede con la administración. Es como decirle a un turista que visita Sevilla y te pregunta por La Giralda que  “está aquí en la ciudad”.

Referirse a algo muy concreto usando referencias generales es hacer un cajon desastre; Por ejemplo, si quieres saber cuales son las empresas acreditadas para ejecutar actividades del programa PROSOL (Programa para la promoción, desarrollo e implementación de instalaciones de energías renovables de calidad), pues te mandan al portal general de innovación y TE BUSCAS LA VIDA. Os imaginais que internet fuera así? El BOJA está lleno de referencias nada específicas.

PROBLEMA NUMERO 3 – Errores con la conceptualización

Leer el BOJA es quedarte con la duda debido a lo fácil que es hacer interpretaciones. Si los políticos nos tienen acostumbrados a palabritas subjetivas, en el BOJA pasa lo mismo. Atención al siguente párrafo:

Espacios del conocimiento, centros de servicios…también podría poner espacios de servicios o servicios para el conocimiento y nos quedábamos igual, encima el objetivo de este incentivo es incentivar. Algo falla.

¿Y qué decir de la condición exigida que señalo con un círculo? 5 naves .. o sea que pueden ser 2 empresas donde una tiene 2 naves y la otra 3, no?? Y si la nave es tan grande que tiene el tamaño de 3? He averiguado esto y tras varias llamadas y mas de 1 mes de espera me confirmaron que se trata de 5 empresas diferentes. ¿es tan complejo poner “empresas”?

Cuando trabajaba en Finlandia me manejaba con unas guías que el gobierno publicaba que estaban traducidas al inglés. Te daban información fácil de localizar y no tuve demasiados problemas en resolver las dudas que me iban surgiendo, que no eran pocas. Si la guía no era suficiente sencillamente me iba al contacto de la guía, un teléfono donde había una persona con hilo directo que dominaba la convocatoria. Pura antagonía del teléfono de la innovación. Todo hay que decirlo, a veces he visto guias curradas y útiles como ocurre con la AAE (Agencia Andaluza de la Energía). Una buena guía no es una guía marketiniana donde sale gente sonriente con un mensaje de “todo es genial”, sino una herramienta con nivel resolutivo que ayude al técnico que solicita el incentivo. Y para eso hay que currar mas allá de copiar/pegar lo que escriben los transcriptores.

Ah!! cuantas horas nos podrían haber ahorrado a cientos de técnicos. Por no hablar de la aplicación para solicitar incentivos de la Junta que es un suplicio…por aqui comienza la productividad.

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¿Cuál es la primera web que miras al conectarte a Internet?

Quizás facebook? Quizás sea tu correo de yahoo, un periódico o las estadísticas de tu blog, o el tuenti. Por lo general tenemos en mente una ruta de visitas trazada, incluso quienes usamos rss.

Con este pequeño truco vamos a abrir todas esas web donde nos metemos todos los días. Haz esto (con firefox):

1. abre firefox
2. ve a la web que quieras visitar, por ejemplo la portada de facebook
3. Haz control+t (o archivo>abrir nueva pestaña). Aquí, selecciona otra web de tu interés. Así sucesivamente hasta que las tengas todas en una sola ventana de navegador.

Cuando tengas todas esas webs que quieres mirar, haz click en “marcadores” > “añadir pestañas a marcadores” y escribe un nombre para la nueva carpeta que va a contener los marcadores de todas esas webs.  Dale al enter o “Añadir Marcadores”

A partir de ahora puedes abrir todas estas pestañas de una vez haciendo click en “marcadores” > “abrir todas las pestañas”. Como tenemos cookies activadas por defecto, no habrá problema.

A continuación un video donde verás un ejemplo para abrir varios periódicos a la vez.

Pinche aquí para ver el vídeo

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Me he dado cuenta de que la mayoría de mis amigos y conocidos no sabe que es una sindicación en Internet, o como usarla. Tampoco saben como hacer para seguir la información que les interesa de internet… y realmente no es dificil.

¿Qué es eso del RSS? 

Las sindicaciones, ese logo naranja con onditas que se suelen ver en las webs, es algo muy útil que en mi opinión está infrautilizado.

Este video sólo explica el concepto y muestra la utilidad, pronto pondré el “como usarlo”.

No soy ningún experto en el tema pero quiero aportar una explicación donde con un ejemplo, usando el bendito método del caso, veamos para que sirve. Puedes usar los comentarios para decir se se entiende o no.

PD: y recuerda, la Web 2.0 al principio cuesta, pero merece la pena esforzarse un poquito y aprender las herramientas que están ahí.

Pinche aquí para ver el vídeo

Si tras ver el video aún no lo has entendido te invito a leer este post de Genís Roca donde explica que es RSS.

En “leer mas” dejo un texto parecido al  narrado en el video, por si hay algún sordo viendo el video, que se haga una idea de que va el tema.

Segunda parte del video (como hacerlo) aqui

MAS:

Los contenidos de la red se actualizan, y por eso mismo al hoy visitar la web de tu periódico favorito no encontrarás en portada los contenidos que estaban hace unos días (o incluso, ayer).

Este hecho de la actualización de la información es un patrón que está presente en nuestras vidas, por ejemplo cuando vamos al supermercado tenemos ofertas de productos que no estaban la semana pasada, ofertas que la semana que viene, serán diferentes. También los precios de un coche cambian de un mes para otro, las noticias en televisión son generalmente distintas que las del día anterior, o las fotos que tenemos guardadas en el móvil quedarán atrás a medida que vayamos haciendo nuevas fotos.

Estas actualizaciones nos dejan un historial que de un modo sencillo podemos dividir en dos partes: la última actualización y el resto. Pongamos como ejemplo los titulares de los periódicos. Los titulares de los periódicos se van actualizando, de tal manera que cuando sale la última noticia del diario El País que es “ha salido el número de parados para el mes de octubre” el resto de noticias van un escalón hacia abajo, quedando como noticias antiguas.

Igualmente, la idea agregar un amigo en facebook no es mas que suscribirnos a sus contenidos, a lo que ellos vayan publicando, es decir que podremos seguir lo que nuestros amigos vayan haciendo porque nos hemos suscrito a ellos. Igual sucede en Twitter o cualquier otra suscripción.

Del mismo modo este patrón se da con los emails, visitamos nuestra bandeja de entrada para ver si hay nuevos correos. A medida que nos van llegando, los antiguos van siendo desplazados hacia abajo…

Debido a que Internet es permanentemente dinámico, los contenidos se actualizan a mucha velocidad, y por ello hay mucha información que difícilmente podríamos seguir a pelo.

Vamos a hacer un supuesto, un caso práctico donde somos un individuo que diariamente nos gusta seguir 3 periódicos, 1 blog y nuestros 2 correos electrónicos.

Si no conocemos ni usamos el concepto de sindicación, tendríamos que abrir el navegador y hacer lo siguiente:

• ­         Escribir www.elpais.es y mirar que hay de nuevo en la sección viñetas
• ­         Escribir www.elmundo.es y mirar (te tragas la publicidad)
• ­         Igual para www.expansión.es
• ­         Abrir www.gmail.com y quizás hacer login para acceder a nuestro correo
• ­         Vamos al blog de Eduard Punset y bicheamos si hay algo nuevo…

Que lentitud no?  Además de tener que ir uno por uno, tenemos que ACORDARNOS de que lo queremos ver. Puede sucederte que descubras una web y que te guste mucho, y decidas que te gustaría estar pendiente de que cosas se publican ahí, y la pregunta es, como lo hacemos? Lo guardamos en favoritos?  Que pasará si no estás en ese mismo ordenador? Que ya no estará en favoritos! Y si solo quiero mirar de vez en cuando y no quiero aturdirme con tanta información?

Pues para eso están las sindicaciones (los RSS)  con lo que la cosa quedaría así:

• Abro mi navegador y visito mi portal de suscripciones

­Visualmente observo que no tengo nuevos correos, así como leo los últimos titulares publicados en las webs de los 3 periódicos. Del mismo modo compruebo que el blog no tiene nuevas entradas.

Así de facil. Este ejemplo es muy simple, porque en realidad 1 usuario puede seguir 8 periódicos (nacionales e internacionales), 50 blogs, tener 3 cuentas de correo, sindicaciones a videos, fotos, búsquedas, etc..

Cuando nos enfrentamos a un panorama saturado de información necesitamos algún tipo de filtro para poder elegir que es lo que queremos leer. Con los RSS  tendremos la posibilidad de “echar un vistazo” o “ver por encima” lo que estamos siguiendo.

Nuestros ojos van a sobrevolar, examinando superficialmente durante unos segundos una gran masa de información que es discriminada por titulares, y en función de nuestro interés nos detendremos a leer mas, o no.

Las sindicaciones nos dan la oportunidad de ver estos últimos titulares sin tener que visitar la fuente que genera el contenido, de modo que de un vistazo podemos acceder a mucha información, sin tener que meternos en cada Web una a una.

Si somos informacionívoros, es decir, que consumimos mucha información de toda clase, tenemos la posibilidad de clasificar nuestras suscripciones por categorías, por ejemplo a mi me gusta la bolsa, pues tengo un grupo que incluye a expansión, blogs, valores de diferentes mercados financieros, etc. Es decir, que lo puedo hacer temático.

El titular de una noticia influye en el hecho de que el lector se decida a leer el resto del artículo. Esto es importante cuando accedemos a mucha información.

SINDICACIONES QUE SE ME OCURREN (sitios donde te puedes suscribir). Estoy preparando otro video que publicaré próximamente para hablar de esto y poner ejemplos de cómo hacerlo)

• Sindicación de periódicos
• Sindicación de fotos
• Sindicación de Twitter
• Sindicación de blogs
• Sindicación de ofertas
• Sindicación de Boletines Oficiales
• Sindicación de canales videos (por ejemplo, youtube)
• Sindicación de trabajos
• Sindicación de valores de bolsa (ejemplo las del NASDAQ)
• Sindicación de búsquedas, que pueden ser
  • ­         ofertas de vuelos (trabber)
  • ­         búsqueda de trabajo (infojobs, cosentino? roche)
  • ­         Ofertas de productos

  y mucho mas…

Gestores de sindicaciones. Netvives, bloglines, Igoogle, googlereader, friendfeed Etc También tienen lectores de RSS Windows Vista, Correo electrónico, terminal movil…

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Como en mi trabajo actual llevo cosas de innovación, siempre trato de meter herramientas 2.0 con las que mejorar la productividad. Hace tiempo tuve la oportunidad de introducir un sistema de hojas de cálculo y otros archivos compartidos, concretamente editgrid.

captura del archivo online compartido, donde todos pueden editar a la vez gracias a la cachefly

La ocasión se planteó cuando los trabajadores de la empresa íbamos a ir todos a cenar por navidad. Se preparó un archivo online donde podías escribir tu nombre y marcar una casilla que determinaba la suma total de personas que habían marcado la casilla (número de asistentes), incluso podías marcar tu preferencia entre secreto ibérico o solomillo de ternera. Funcionó bien y ganó la ternera tras lanzar el link, la gente se iba apuntando individualmente. Fue genial ver en tiempo real como el archivo se construía “solito” cuando varios usuarios escribían a la vez.

Es decir, que el trabajo de apuntar todos los nombres y consultar si el participante va o no va quedaba inmediatamente repartido entre la masa de usuarios en vez de tener a una persona llamando a todo el mundo. Wonderful!

La experiencia se repitió para otra actividad y ahora en la comida de verano hubo un pequeño detalle que me parece digno de mencionar.

En el archivo compartido, me gusta crear una pestaña que se llame “sugerencias o comentarios” para crear un espacio de expresión. Esta zona se divide en dos columnas, el nombre y el texto. Los comentarios  que los compañeros han escrito en este caso iban dirigidos a elegir el restaurante.

Pues la cosa está en que alguien no se identificó y puso el nombre del gerente… diciendo que si no dejaban de chatear iba a despedir a la mitad.

Ha creado cierto revuelo y confusión, aunque yo en el curro no pienso hablar más del tema para no darle vida. Al final se ha quedado en una simple gamberrada y he puesto un texto tipo “por favor, seamos mas serios”. He borrado las entradas improcedentes que no tenían que ver con el objeto del archivo compartido.

No se quien ha sido, pero se demuestra una vez mas que los sistemas, por buenos que sean, necesitan un mínimo de altura de las personas; si las personas no están a la altura, el sistema no funciona. Es como la educación en Finlandia, por mucho que la quieran traer, no funcionará, sencillamente por ejemplo porque aquí robarían los recursos materiales que se pusieran a disposición de todos. O la gente no respetaría los turnos.

El “problema” con editgrid es solucionable (creando usuarios y contraseñas = echar un rato =el  tiempo de trabajo aumenta = disminuye la productividad).

En cualquier caso, ya hubieron mas consecuencias positivas que negativas y todo gracias al buen uso de estas formidables herramientas que encima son gratis.

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Creo que las nuevas generaciones han desarrollado un músculo en esto de acceder a mucha información  y saber que y que  no interesa, sin cansarse.

Hoy en día es más facil tener estas capacidades:

• Capacidad de analizar la información y extraer el contenido que te interesa
• Capacidad de acceder a mucha (cantidad y tipo) información a la vez sin tener que ir una por una.

No tengo ni idea de músculos de los ojos pero me da la sensación de que si Popeye tiene los antebrazos superfuertes las nuevas generaciones tienen mas musculadas las habilidades cerebro-oculares. Mas aguante a la pantalla (también las pantallas son mejores), mas capacidad de tener controladas muchas ventanas a la vez sin hacerse un lío, posibilidad de pasar de un tema a otro rápidamente y sin mareos, capacidad de relacionar unas informaciones con otras, capacidad de discriminar visualmente que es publicidad y que es contenido, alta tolerancia a lo nuevo, etc.

Independientemente de la habilidad desarrollada en el nuevo medio es cierto que un sencillo control-F ahorra mucho tiempo, pero no todo el mundo lo sabe o lo usa. Igual pasa con el alt-tab.

Además de esta habilidad hay otra muy importante, que es la de poder acceder a mucha información a la vez. Esta habilidad se consigue con el conocimiento de las diferentes posibilidades que la red nos ofrece. A mi alrededor detecto que muy pocas (menos de 1 cada 10) personas utilizan métodos para poder llegar a mucha información de un solo vistazo.

Por lo general la gente lo guarda en “favoritos” pero claro para visitar la web tienes que acordarte que quieres visitar esa web, y además irte a favoritos; oye prefiero usar mi memoria en otras cosas!

Hoy en día NO es necesario escribir www.elpais.es para saber que hay en portada o cuales son las últimas noticias. Para eso están las sindicaciones.

La pregunta clave e la siguiente: Como hago yo para estar al tanto de lo que sucede en una web sin tener que escribir www.esawebquenomeacuerdo.com ¿?

Usa las sindicaciones! Usa sistemas como netvibes, bloglines, igoogle…

Las sindicaciones no solo permiten ver los titulares sino que puedes programar búsquedas, es decir, que te puedes sindicar a una búsqueda. Yo estoy sindicado a busquedas de vuelos baratos. Por ejemplo en infojobs te puedes suscribir a trabajos en huesca que pagen mas de 30k.

Te pongo un ejemplo, cuando quiero echar un vistazo a las noticias de economía sencillamente miro mi pestaña de i-google asignada para ello y puedo ver las últimas noticias de expansión.com, como va el IBEX, los últimos posts de Rankia(web de finanzas), etc… hoy en día te puedes suscribir a casi todo.

Las bonanzas de la web 2.0 y las personas 2.0 nos dejan regalos como poder ver que leen otros. Te gustaría saber que lee el presidente del corte ingles? No puedes, el probablemente no usa eso, pero si puedes saber que lee Jesus Encinar, CEO de www.idealista.com y www.11870.com

Es difícil valorar estos intangibles pero desde luego tienen un valor.

Estoy seguro que de aquí a unos años esto de las sindicaciones mejorará, de hecho ya existe un marco de fotos que se sindica a las fotos de myspace, buena idea, no? Supongo que podremos ver como la báscula del baño se conecta con la bbdd de la empresa de salud, o la lista de pescados frescos del alcampo sindicada en la pantalla del Frigo, los precedentes ya están creados. La información vuela.

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As far as I know en las oficinas de las empresas españolas asociamos algunos comportamientos del lugar de trabajo con la ejecución del trabajo en sí y su intensidad. Traducido a otras palabras: cuando estamos todo el día hablando por teléfono estamos trabajando mucho, y si hacemos muchas llamadas pues también. El hecho de ir corriendo por el pasillo para ir al baño significa que no estamos relajados con lo cual estamos muy centrados en el trabajo. Si vas a una oficina y hay mucho ruido es que ahí trabajan un montón verdad???? ah!

Acaso una mesa muy desordenada es de una persona que trabaja mucho? Al final el ranking trabajar mucho viene determinado por la productividad.

Lo cierto es que personalmente no consigo cerrar mas temas por mayor número de llamadas que haga; al final las palabras se las lleva el viento y los temas suelen ser efectivamente avanzados / terminados cuando se consiguen producir cuadros, esquemas, listado de objetivos y tareas, presupuestos, instrucciones de uso etc. Y alguien tiene que hacerlos. Y para hacerlos hace falta concentración, para ordenar las ideas, para ver el “big picture”, para usar el verbo adecuado, en definitiva concentrarse ayuda a sacar el máximo partido a los intangibles que llevamos en los sesos.

En ocasiones, quisiera estar en esa estupenda biblioteca donde me sacaba la carrera, donde hay silencio, produciendo proyectos que contienen argumentos de peso que los evaluadores considerarán. Echo de menos el silencio que me permite viajar de un escenario a otro, de un hito a otro, que me permite cazar el detalle, la idea brillante o sencillamente aumentar la creatividad.

Una lancha no puede ir a toda velocidad en un lago donde hay muchas olas en todas direcciones. Al avión le pasa lo mismo con el viento, al coche también con la carretera.

Los finlandeses argumentan que son muy silenciosos porque aprecian el silencio y es mejor no estropearlo si no hay nada mejor.

El ruido me parece un síntoma de desorganización en la empresa.

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