Como en mi trabajo actual llevo cosas de innovación, siempre trato de meter herramientas 2.0 con las que mejorar la productividad. Hace tiempo tuve la oportunidad de introducir un sistema de hojas de cálculo y otros archivos compartidos, concretamente editgrid.

snapshot de editgrid

captura del archivo online compartido, donde todos pueden editar a la vez gracias a la cachefly

La ocasión se planteó cuando los trabajadores de la empresa íbamos a ir todos a cenar por navidad. Se preparó un archivo online donde podías escribir tu nombre y marcar una casilla que determinaba la suma total de personas que habían marcado la casilla (número de asistentes), incluso podías marcar tu preferencia entre secreto ibérico o solomillo de ternera. Funcionó bien y ganó la ternera tras lanzar el link, la gente se iba apuntando individualmente. Fue genial ver en tiempo real como el archivo se construía «solito» cuando varios usuarios escribían a la vez.

Es decir, que el trabajo de apuntar todos los nombres y consultar si el participante va o no va quedaba inmediatamente repartido entre la masa de usuarios en vez de tener a una persona llamando a todo el mundo. Wonderful!

La experiencia se repitió para otra actividad y ahora en la comida de verano hubo un pequeño detalle que me parece digno de mencionar.

En el archivo compartido, me gusta crear una pestaña que se llame «sugerencias o comentarios» para crear un espacio de expresión. Esta zona se divide en dos columnas, el nombre y el texto. Los comentarios  que los compañeros han escrito en este caso iban dirigidos a elegir el restaurante.

Pues la cosa está en que alguien no se identificó y puso el nombre del gerente… diciendo que si no dejaban de chatear iba a despedir a la mitad.

Ha creado cierto revuelo y confusión, aunque yo en el curro no pienso hablar más del tema para no darle vida. Al final se ha quedado en una simple gamberrada y he puesto un texto tipo «por favor, seamos mas serios». He borrado las entradas improcedentes que no tenían que ver con el objeto del archivo compartido.

No se quien ha sido, pero se demuestra una vez mas que los sistemas, por buenos que sean, necesitan un mínimo de altura de las personas; si las personas no están a la altura, el sistema no funciona. Es como la educación en Finlandia, por mucho que la quieran traer, no funcionará, sencillamente por ejemplo porque aquí robarían los recursos materiales que se pusieran a disposición de todos. O la gente no respetaría los turnos.

El «problema» con editgrid es solucionable (creando usuarios y contraseñas = echar un rato =el  tiempo de trabajo aumenta = disminuye la productividad).

En cualquier caso, ya hubieron mas consecuencias positivas que negativas y todo gracias al buen uso de estas formidables herramientas que encima son gratis.